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Die dritte Phase der Retrospektive dient dazu, das zuvor (z. B: mit einem Dot Voting) ausgewählte Thema oder die größte Herausforderung des Teams, näher zu analysieren. Dabei handelt es sich um eine Vorarbeit für die vierte Phase, in der dann Lösungen für diese Herausforderung gefunden und vereinbart werden sollen.
Die Beschränkung auf das bedeutsamste Thema oder die größte Herausforderung hilft dabei, im Hinblick auf die begrenzten zeitlichen Ressourcen fokussiert zu diskutieren. Außerdem kann so die Zusammenarbeit im Team gestärkt werden, da die Mitglieder durch die exemplarische Auseinandersetzung mit einer Herausforderung feststellen, dass sie in der Lage sind gemeinsam Lösungen für Probleme zu finden.
Zusatzinformation:
Alle weiteren Themen/Herausforderungen, die für die Teammitglieder ebenfalls von Bedeutung waren, werden dokumentiert und gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt besprochen. Dies kann z.B. am Ende der Lehrveranstaltung erfolgen, sofern noch Zeit da ist. Die Gruppen können aber auch entscheiden sich hierfür erneut zu verabreden.
Bei der Analyse der Herausforderung geht es erst einmal darum zu klären, warum die Dinge so sind, wie sie sind. Um den Fokus auf eine sachliche Analyse zu richten, kann es hilfreich sein, die oberste Direktive zu Beginn erneut zu vermitteln. Dadurch können sich die Gruppenmitglieder darauf konzentrieren, die Aspekte Wissen, Fähigkeiten und Umfeld zu analysieren und zu verbessern, ohne nach Schuldigen suchen zu müssen. Sind zum Beispiel Fehler entstanden, weil Teammitglieder nicht genug Wissen über Prozessabläufe oder Verantwortungsbereiche hatten, mangelt es an Fähigkeiten oder Grundlagenwissen oder lassen sich eventuell störende Einflüsse aus dem Umfeld erkennen.
Wichtig ist in dieser Phase vor allem, dass die Sichtweisen aller Teammitglieder auf die Herausforderung berücksichtigt werden. Hierzu bietet es sich beispielsweise an, dass jedes Teammitglied zuerst in einem Satz auf eine leere Karte/digitale Haftnotiz notiert, warum er/sie denkt, dass es diese Herausforderung gibt. Anschließend kann das Team dann die gefundenen Erklärungen miteinander abgleichen, darüber diskutieren und gemeinsam überlegen, ob damit bereits der Grund für die Herausforderung gefunden. Ist dies nicht der Fall, so können gemeinsam weitere Erklärungen gesucht und hinzugefügt werden.
Die moderierende Person sollte in dieser Phase besonders darauf achten, neutral zu bleiben, Fragen (beispielsweise bei Unklarheiten) zu stellen und nicht in die Lösungsgeber*innen-Rolle zu verfallen.
Diese Phase sollte auf ca. 5 bis 10 Minuten begrenzt werden.
